O que é que se passa com as "nossas" intranets?
Intranet. Como é que uma palavra tão pequena nos consegue dar tantas ‘dores de cabeça’? Teoricamente, a intranet tem tudo para ser a ‘estrela’ da comunicação interna: agrega toda a informação numa única plataforma, engloba os documentos e templates de uso mais regular e até nos permite acesso rápido a elementos que, de outro modo, nos poderia obrigar a contactos e pesquisas que apenas comprometeriam a nossa (já difícil) gestão de tempo. Então, porque é que a intranet não tem, na maioria das empresas, o uso e o resultado desejados? Porque é que as pessoas passam dias (ou semanas) sem lá entrar ou, se entram, não dão sequer importâncias às novidades mais recentes que as empresas por lá vão partilhando?
[Quer realmente saber porquê (é que a resposta pode não lhe agradar…)? Bem, há uma probabilidade imensa – mas imensa! – de que a intranet não esteja a ser gerida como suposto.]
Mas, antes de mais, contextualizemos para depois afunilarmos. A história da intranet remonta à década de 1990, quando as empresas começaram a utilizar a tecnologia da Internet para criar redes internas, com vista à partilha de conteúdos e recursos com as ‘suas pessoas’ – permitindo acesso seguro e controlado às informações corporativas e facilitando ainda a comunicação e colaboração entre funcionários, mesmo que geograficamente dispersos.
Com o passar dos anos, a intranet evoluiu para uma verdadeira ferramenta de comunicação, possibilitando a inclusão de chats e de sistemas de informação e de gestão de negócios de alta complexidade.
Claro que as tecnologias utilizadas na intranet variam de acordo com as necessidades de cada empresa ou organização, mas algumas das mais comuns incluem:
- HTML, CSS e JavaScript
- Servidores web
- Banco de dados
- Sistemas de autenticação e autorização
- Sistemas de segurança
- Sistemas de integração
- Ferramentas de colaboração.
Percebe-se, então, que a intranet é, na maioria das vezes, uma ferramenta de alta complexidade a nível técnico e logístico – mas também, como veremos, de gestão.
Quais são as maiores fragilidades da intranet?
Em maio de 2021, e na sequência de um projeto de reestruturação da intranet de um cliente, a PLUG More realizou um estudo junto de 51 empresas e organizações a atuar em Portugal, concluindo-se as seguintes maiores fragilidades da intranet:
- Atualização e manutenção: manter a intranet atualizada na devida regularidade pode ser desafiador e requer tempo e recursos.
- Conteúdo: garantir conteúdos que interessem efetivamente aos colaboradores (para além daqueles que ‘têm de ser’ publicados) é uma dificuldade em muitos ambientes corporativos.
- Personalização: adaptar a intranet às necessidades específicas de departamentos, grupos e pessoas nem sempre é fácil (e requer, uma vez mais, conhecimento, tempo e recursos).
- Integração: integrar a intranet com outros sistemas e aplicações de negócios é essencial, mas pode ser complexo em alguns ambientes.
- Profissionalização: alguns sistemas de intranet encontram-se ainda em versões mais clássicas ou tradicionais, impossibilitando a resposta às atuais necessidades comunicacionais dos colaboradores.
- Eficácia gráfica: não há forma de se descurar o peso da ‘neurocomunicação’ e do modo como o grafismo e a estruturação dos conteúdos pode motivar (ou condicionar) a predisposição dos colaboradores para lerem as informações – algo que ainda não é devidamente trabalhado em bastantes empresas.
- Adoção: alguns colaboradores revelam dificuldade em adotar e usar a intranet correta e regularmente, o que leva a uma menor eficácia da ferramenta.
Percebendo estas fragilidades, entendemos também um pouco melhor o caminho que não devemos seguir (dentro dos recursos disponíveis) com a nossa intranet. Mas, sim, ainda restam dúvidas: na prática, o que devemos, então, assegurar nesta plataforma?
De acordo com o especialista Michael Schweitzer, um portal de Intranet eficaz (e realmente orientado para o colaborador) é aquele que cria cultura e dá poder aos funcionários para fazerem mais, com maior envolvimento e com foco tanto na produtividade quanto na satisfação do cliente final.
O B-A-BA da intranet eficaz!
Antes de mais, consideremos que este B-A-BA é genérico, englobando as boas práticas que, por norma, devem ser asseguradas numa intranet. No entanto, é essencial que exista uma estratégia adaptada às características, às especificidades, às necessidades, aos recursos e, claro, às eventuais limitações de cada empresa.
Mas, de uma forma geral, podemos dizer que uma intranet eficaz e eficiente deve:
- Fornecer aos colaboradores também a informação que eles desejam (e não apenas a que interessa à empresa)
Manter atualizações diárias
Direcionar o público alvo (com conteúdos para ‘todos’ e para ‘alguns’)
Garantir objetivos comunicacionais (informar, persuadir à leitura e entreter – no sentido de incluir conteúdos humanizados)
Assegurar a relevância dos conteúdos (sim, nem tudo é ‘notícia’ para a intranet…)
Promover a criatividade gráfica e editorial (alternando os conteúdos tradicionais ou clássicos com infográficos, vídeos, quizz, etc…)
Profissionalizar o grafismo (no sentido de induzir à motivação de visitar, ler e aprofundar a intranet).
No entanto, e a par com estas medidas, é essencial que as empresas garantam o cumprimento da sua persona na intranet – afinal, aquela plataforma deve representar a empresa em todas as suas dimensões: tom, forma e conteúdo.
E, como complemento, deixamos mais duas sugestões que, quando implementadas, ajudam realmente a profissionalizar a gestão da intranet:
- constituição do ‘comité de coordenação’ da intranet – com uma figura nuclear enquanto coordenadora e identificação de pontos de contacto em cada departamento (com vista a garantir o envolvimento de todos na ‘alimentação’ da plataforma)
- elaboração do Manual de Normas da Intranet (sim, estamos todos cansados de manuais de normas, mas acredite que este tem especial utilidade. Podendo ser muito objetivo e curto, este documento esquematiza as regras e formas de gestão e atualização da intranet, definindo modelos e responsabilidades).
Depois disto, voltamos ao início: é essencial que a intranet seja um espelho (positivo!) da empresa e que responda às necessidades e diferenças dos colaboradores – o que obrigará, idealmente, a uma visão altamente estratégica para que se configure de algo que traz, realmente, mais-valia às pessoas que a utilizam.
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Duração: 14 horas
Formato: presencial ou digital
Programa:
1. O que envolve a comunicação interna?
2. Ferramentas de segmentação dos públicos
3. Impacto cognitivo da comunicação interna
4. Endomarketing e comunicação interna
5. O plano de comunicação interna
6. Métricas comunicacionais
– KPIs quantitativos e qualitativos
7. O comité de comunicação interna
8. Estratégias comunicacionais
– Ações e táticas
9. Monitorização do impacto