Grande plano de mão a escrever com uma caneta num caderno

Antes de mais, existem duas questões a considerar no escrever ‘bem’ em ambiente profissional, já que muitas pessoas acreditam que:

  • basta ‘saber escrever’ para o conseguirmos fazer efetivamente bem em qualquer contexto
  • ‘escrever bem’ é muito subjetivo, dependendo da apreciação de quem lê.

Abordando já o segundo ponto, é verdade que ‘gostar’ ou não de um texto depende de uma série de fatores, mas vamos considerar que ‘escrever bem’ – sobretudo em ambiente corporativo – pressupõe o cumprimento de regras estruturais, lexicais, gramaticais e de sintaxe. E, só considerando esta premissa, podemos responder já à questão que este artigo lança: não, nem sempre escrevemos bem nas nossas empresas.

Além disso, é essencial termos em conta que ‘escrever em ambiente profissional’ tem objetivos muito concretos, tais como:

  • transmitir eficazmente a mensagem – que nem sempre é simples, sobretudo em ambientes de maior tecnicismo
  • otimizar o processo de escrita – no meio de tantos afazeres profissionais, é essencial que consigamos agilizar a redação de emails e restantes documentos
  • sintonizar tom, forma e conteúdo nas diversas plataformas escritas
  • reforçar a persona corporativa – seja de forma óbvia ou subliminar, é importante que a identidade da marca esteja garantida na redação.
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Figura 1 - objetivos da escrita profissional

Mas o que é isto de ‘sintonizar tom, forma e conteúdo nas diversas plataformas’? Não é mais que evitarmos a famosa ‘manta de retalhos’ que encontramos em tantas empresas – em que, por exemplo, o estilo redatorial adotado no site não se espelha nas formas de escrita nas redes sociais, ou nos próprios emails. Sim, é realmente importante que as empresas cuidem das suas formas de escrita (e que, para isso, formem os seus colaboradores) para que elas sejam um espelho da sua identidade.

"Acusamos a sua comunicação, que mereceu a nossa melhor atenção"...

Se “adaptar à persona corporativa” deveria ser a regra número 1 da comunicação escrita (sobretudo em ambiente profissional), “simplificar” seria a segunda (ou estaria idealmente em ex-aequo). E, sim, a fórmula que surge neste subtítulo representa uma considerável isenção de simplicidade e de naturalidade comunicacionais – sendo, no entanto, uma abordagem tantas vezes utilizada no seio empresarial.

Pensemos bem: a não ser em circunstâncias que têm de categorizar as comunicações tratadas (e que, ainda assim, merecem uma abordagem distinta), esta frase apresenta duas falhas estratégicas:

      • é redundante: é óbvio que acusamos a comunicação do interlocutor. Afinal, estamos a responder-lhe…
      • não acrescenta: quando recebemos qualquer informação, principalmente em resposta a uma solicitação nossa, esperamos encontrar a mensagem nuclear nas primeiras palavras. Esta abordagem obriga o leitor a usar a sua bússola mental para, navegando por palavras e frases carregadas de pouco, encontrar a informação que efetivamente lhe interessa.

Significa isto que devemos procurar uma comunicação ‘demasiado’ objetiva, sintética e isenta de empatização? Não. Muito pelo contrário, a comunicação escrita profissional pede cada vez mais uma comunicação objetiva, sim, mas humanizada. No entanto, é essencial entender que humanizar não implica redundâncias ou carências comunicacionais.

O Relatório de Tendências da Experiência de Cliente, realizado pela Zendesk, já nos trazia em 2021 uma conclusão essencial e que reforça a importância da comunicação humanizada: 49% dos consumidores valorizam empatia nos processos de venda e de comunicação geridos pelas empresas. E aqui entram, também, as nossas comunicações escritas.

Então, humanizar obriga a esforços e conhecimentos agregados no sentido da empatização, da facilitação, da objetividade e até da leiturabilidade das nossas mensagens.

Escrever profissionalmente pede mais que boa conjugação verbal, eficaz estruturação dos parágrafos e cumprimento das regras gramaticais. Além disso, uma escrita eficaz deve envolver o domínio e a boa aplicação do alinhamento textual, da utilização de alertas (os negritos, por exemplo), da alternância de parágrafos e até da perceção de como é que, afinal, os nossos olhos fazem a leitura de uma informação escrita – para melhor percebermos em que zonas do texto devemos aplicar as chamadas ‘mensagens-chave’.

Além disso, escrever com eficácia profissional implica pensar literalmente da primeira à última palavras. Daí que aproveitemos para deixar apenas (mais) uma provocação: já pensou se a fórmula que utiliza para encerrar os seus emails se enquadra realmente numa eficaz escrita corporativa? Este tema do encerramento das nossas comunicações é discutido há largos anos e levou inclusivamente a que Judith Kallos, consultora de negócios, considerasse a tradicional fórmula ‘cumprimentos’ como dando ‘a impressão que não se sabe o que dizer‘. Ou seja, a (suposta) inocente forma como nos despedimos nos nossos emails é, como se percebe, mais importante do que à partida nos parece. 

Voltando, então, à questão que aqui lançamos: escrevemos ‘bem’ nas nossas empresas? Nuns casos, sim. Em muitos outros, nem por isso. Mas a boa notícia é que, bem vistas as coisas, com o conhecimento certo, nem é assim tão difícil começar a fazê-lo!